5 tipů, jak si chytře zorganizovat dokumenty

Papíry rozdělte do tří hlavních kategorií - osobní, finanční dokumenty a doklady k nákupům. Na každou kategorii použijte velký šanon a popište ho, abyste později věděli, co se v něm nachází. Uvnitř šanonu pak dokumenty čleňte na podkategorie, které zařadíte do desek, euroobalů nebo obálek.

Do osobních dokumentů zařaďte rodné listy, očkovací průkazy, lékařské zprávy, vysvědčení, certifikáty nebo pracovní smlouvy.

Finanční dokumenty roztřiďte do podkategorií nadepsaných bankovní účty, spoření a investice, úvěry nebo energie.

Mezi doklady k nákupům patří kromě účtenek za spotřebiče a jiné věci také kupní smlouvy, dokumenty týkající se oken či střechy nebo i výpisy z katastru.

Dokumenty v jednotlivých hromádkách můžete třídit podle abecedy, chronologicky nebo podle kategorie a důležitosti. Papíry, které patří do stejné podkategorie můžete následně spojit sešívačkou nebo je umístit do prospektových plastových obalů, které zjednodušují jejich archivaci.

Pokud máte vše roztřízeno, šanony můžete začít rovnat do regálů, polic nebo knihoven. Dokumenty, které využíváte nejčastěji nebo se k nim v budoucnu hodláte vrátit, umístěte blízko vašeho pracovního stolu. Využít můžete přihrádky na stůl, které slouží ke krátkodobému uložení a správě dokumentů o maximálním rozměru A4.

Při vyřazování nepotřebných dokumentů přichází na řadu jejich likvidace. Při vyřazování ale berte v úvahu citlivost informací uvedených na dokumentech. Nejvhodnější variantou je jejich skartace. Pokud dokumenty citlivé údaje neobsahují, můžete je použít v rámci recyklace na další použití.